PENCATIT MINIT MESYUARAT APA YANG PERLU DIBUAT

Salam alaikum untuk sahabat blogger mek ..

Menjadi seorang pencatit minit mesyuarat pada dasarnya memang nampak hebat. Hebat sebab korang akan dapat ilmu dan isi penting dalam mesyuarat tersebut. Dalam mesyuarat kita bincang banyak benda. Untold story pun dapat didengari that time. Mimik muka officer dan bosses korang pun korang dapat kenal dan tengok macam mana bila mereka menghadapi soalan-soalan api membara.

Tapi disebalik menjadi pencatit minit mesyuarat, ada juga kisah diri sendiri yang terpendam samada baik untuk diri sendiri mahupun yang menjerat diri sendiri. Pengalaman mek menjadi pencatit minit selama setahun setengah ini mungkin boleh dikongsikan kepada orang ramai. Peluang untuk menjadi pencatit minit ni bukan semua orang dapat. Hanya bos sahaja yang boleh menentukan siapakah 'SU'.

PENCATIT MINIT YANG BISU


Pencatit minit bukan seperti ahli mesyuarat yang lain. Dia tidak boleh bersuara dalam erti kata lain memberi pandangan atau apa-apa hujah sekalipun kecuali bila pengerusi mesyuarat meminta untuk berbuat demikian. Biasanya pengerusi akan bertanyakan pasal minit yang lepas je la. So masa tu memang boleh la bersuara tapi limited. Bukan boleh berhujah macam ahli mesyuarat yang lain.

Pendek kata, kalau korang jadi pencatit minit, mulut korang memang tak terbuka kecuali menguap atau bercakap dengan pengerusi. Tapi kalau mek buka juga mulut untuk minum air. Apa yang mek buat biasanya ber-eye contact je la dengan ahli mesyuarat yang lain. Angkat kening, senyum. Nak bercakap tak boleh. Nak menegur tak boleh. So the only tak nak bagi mengantuk ialah eye contact.

PEKA DENGAN KOMUNIKASI AHLI MESYUARAT


Another things kalau jadi pencatit minit adalah korang kena begitu peka dan faham apa yang ahli mesyuarat sedang bincangkan. Masa pembentangan mungkin korang boleh leisure sebab pembentangan boleh dirujuk semula selepas mesyuarat tapi kalau time ahli mesyuarat bersoal jawab memang kena betul-betul dengar dan tahu apa tindakan sewajarnya yang perlu diambil oleh ahli.

Kalau buatnya time mengantuk, kadang tak dengar sangat apa yang mereka cakap memang nahas. Lagi satu kalau tak faham apa yang dia orang tengah bincangkan itu pun memang nahas. Pengalaman mek masa mula-mula dilantik menjadi pencatit minit, term perbankan yang digunakan mek tak faham pun. Apa benda NPL dan apa-apa la perkataan perbankan lain. Memang kena banyak belajar.

TEMPOH MASA UNTUK SIAPKAN MINIT MESYUARAT


Dah habis mesyuarat, ini pulak yang perlu dihadapi oleh pencatit minit iaitu menyiapkan minit mesyuarat dalam tempoh yang ditetapkan. Macam boss mek, dia tetapkan yang minit mesyuarat perlu disiapkan dalam tempoh seminggu. Contohnya mesyuarat pada Rabu minggu ketiga, jadi Rabu minggu keempat dah kena emel kepada semua ahli mesyuarat untuk tindakan mereka selanjutnya.

Memang ada logiknya apa yang disarankan oleh boss mek sebab kalau lambat siapkan minit mesyuarat, lambat lah arahan tindakan yang perlu diambil oleh ahli mesyuarat. Kalau lambat ambil tindakan, lambat la performance untuk syarikat. Jadi peranan pencatit minit di sini boleh membantu ahli mesyuarat dalam meningkatkan pencapaian syarikat atau organisasi masing-masing.

KEPENTINGAN MINIT MESYUARAT


Minit mesyuarat ni juga dianggap benda yang paling penting dalam mesyuarat kerana minit mesyuarat ini adalah laku di bawa ke mahkamah atau kalau korang nak mohon apa-apa, minit ni boleh dijadikan salah satu bukti mahupun salah satu cagaran untuk sebarang kes atau permohonan yang berkaitan. Minit ni jugak biasanya untuk pihak pengurusan baca bagi tujuan pemantauan kualiti.

Nampak sahaja minit mesyuarat ni macam benda yang biasa-biasa tapi kalau mereka yang tahu memang begitu mengambil berat tentang minit mesyuarat. Banyak faedah yang kita dapat daripada minit mesyuarat ni. Kalau kata pihak pengurusan cakap kita tak buat yang terbaik, minit mesyuarat ni jugaklah penyelamat untuk kita. Sebab tu, tak boleh sembang sembarangan dalam mesyuarat.

**********

Jadi, korang rasa besar tak tanggungjawab pencatit minit? Berat tak bebanan dipikul? Bagi mek bukanlah berat sangat cuma amanah dalam bilik mesyuarat yang diberikan kepada kita tu perlu dijaga dan dibuat sebaik mungkin supaya ianya memberi manfaat kepada ahli mesyuarat dan juga organisasi kita sendiri. Korang pernah jadi pencatit minit? Boleh share diruangan komen ❤


Sekian ..


Jangan lupa like dan follow FB MEK

6 comments

  1. Tak buat cakap senanglah. Kalau kena buat mesti akan tahu betapa susahnya

    ReplyDelete
  2. Besar tanggungjawab pencatit minit ni.
    Selagi boleh elak, elaklah. Huhuhu.

    ReplyDelete
  3. Aida memng x gemar jadik pencatit minit. Few years kot buat keje tu. Aduhai...

    ReplyDelete
  4. Sebagai salah seorang pencatit minit mesyuarat Mrs. A rasa tak enjoy langsung kerja ni huhuhuhu...

    Berdasarkan pengalaman Mrs. A penting sangat-sangat untuk merekod segala apa yang berlaku dalam mesyuarat tu nak rekod guna apa tu ha pepandailah ya kalau Mrs. A guna phone jer cos office tak sediakan rekorder pun. Rekoding ni sangat berguna time kita nak menzahirkanya dalam paper nanti.

    ReplyDelete
  5. semua tugas ada kepentingan masing masing, ye tak? orang cakap senang je

    Tapi I dengar pencatit minit pun dah seramm sebab kena focus. I pulak jenis mengelamun. hahahaha

    ReplyDelete
  6. pernah jd pencatit minit mesyuarat agong tahunan, mmg kena fokus giler, nak pi buang air pun tak sempat, takut tk dpt catch up perbincangan mesy...kena ikut flow agenda mesyuarat...dah habis mesy, kena siapkan minit pula..mesy bln 3, bulan 8 baru siap..huhu..

    ReplyDelete